Correio Electrónico (e-mail) (Síntese Informativa)

Definição: documento de correspondência electrónica, que conjuga a agilidade de uma ligação telefónica com a possibilidade de enorme quantidade de informação semelhante.

Condições de uso

 O correio electrónico destina-se a:

  •  Mensagens breves
  • Respostas curtas e rápidas
  • Comunicação rápida

Estrutura

Cabeçalho

    • Campo De: Emissor (identificação do Emissor através do endereço virtual de quem está a emitir a mensagem)
    • Receptor(es), nos campos:
      • Para: identificação do receptor através do endereço virtual de quem vai receber a mensagem
      • Cc: identificação, através do endereço virtual, dos nomes dos destinatários que também deverão tomar conhecimento da mensagem transmitida
      • Cco: identificação, através do endereço virtual, dos nomes dos destinatários que também deverão tomar conhecimento da mensagem transmitida, mas que não devem ser identificados pelos outros receptores
      • Campo Assunto: indicação antecipada e sucinta do conteúdo do texto. Preencha-o sempre.
    • Vocativo: nome como o receptor costuma ser tratado informalmente, ou título académico e/ou cargo, nas situações mais formais
    • Texto: informação sobre a mensagem pretendida, de modo breve, preciso e objectivo
    • Fecho: fórmula de cortesia, indispensável, e adequada ao receptor. Podem se usados termos formais como “atenciosamente”, “cordialmente”, “cumprimentos” etc.
    • Assinatura: como forma virtual, corresponde ao nome do emissor da comunicação e, nas situações profissionais (cargo, instituição/empresa e telefone se julgar adequado).

Características

  •  Brevidade (texto curto, com frases e orações curtas); textos e/ou documentos mais longos podem ser enviados em anexo
    • Contudo, dependendo do assunto e da facilidade de entendimento do destinatário, pode-se ser  mais abrangente e detalhar as informações
    • Quando se envia documentos anexados, deve-se avisar no texto.
  • Objectividade
  • Simplicidade
  • Ser diplomático, educado e cordial
  • Ter o leitor em consideração: precisão vocabular, clareza, registo de língua (formal/informal)
    • Os e-mails profissionais  devem sempre ser mais formais e muitas vezes são considerados documentos. Com quem se tem proximidade, pode-se ser informal ainda que  dentro dos limites profissionais.
    • Neles, demonstram falta de profissionalismo ícones de emoção, expressões onomatopeicas e abreviaturas criadas aleatoriamente (observar as regras da língua portuguesa)
  • Não usar palavras em caixa alta (com todas as letras maiúsculas) pois elas simbolizam indelicadeza ou que se está a gritar

 Procedimentos

 1)      Definir o assunto

2)      Organizar as ideias antes de escrever, selecionando e esquematizando o importante

3)      Redigir, controlando a quantidade de informação e a correcção e adequação da linguagem

4)      Formatar o texto com fonte não inferior a dez

5)      Rever cuidadosamente

6)      Nas respostas:

  •  Ler com cuidado o texto a que se responde
  • Focar a mensagem no conteúdo do texto que foi enviado
  • Responder em 24 horas, no máximo;

2)      Ao reencaminhar um e-mail:

  • Tenha cuidado para enviar apenas o correio electrónico que contém a mensagem que realmente interessa, para garantir a privacidade da comunicação
  • Apague o(s) cabeçalhos(s) das pessoas pelos quais a mensagem já passou

 Bibliografia

ALVES, Clair. A arte de escrever bem. Petrópolis. Editora Vozes. 2005.pp.59-60

Guia de Escritório – Técnicas de Secretariado. Texto Editora. 1999. pp. 21

CAMPOS, Wagner. Dez dicas para redigir e-mail. Disponível em http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/dez-dicas-para-redigir-e-mail/43385/ (consultado em 16 Junho 2012).

SCHLITTLER, José Maria M. Manual prático de redacção profissional. Campinas. Servanda Editora. 2006. Pp. 226-228

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